導入事例とお客様の声
新見公立大学 様
業種：教育、学習支援業>学校教育>高等教育機関>大学
ユーザ：120名(導入時)
公立大学法人新見公立大学(以下新見公立大学)は岡山県新見市にある公立大学。
健康科学部の中に３学科、加えて専攻科、大学院を持ち700名以上の学生が在籍している。
URL: https://www.niimi-u.ac.jp/
ポイント
・経理業務負荷削減を目的にSpendia導入
・予算金額と実績金額を申請時にチェックすることで予実管理の円滑化
・ガソリン代精算をGoogle Mapを利用した距離算出により省力化
導入前はどのような課題を感じていましたか？
旅費の精算をする際、全ての精算に対して担当者が1人で場所を調べ、最適な経路を判断し料金を算出していました。
その後に承認者がチェックするという運用だったため、事務業務量が多く、特に締め日近辺の作業負荷が高いと感じていました。
大学の規模も大きくなってくる中で教職員数が増え、1人での対応は難しくなり、システムを導入することで人の手による作業負荷を軽減したいと思いました。
また、一つの精算に対して承認者も多いため、紙ベースの運用では承認が最後まで回るまでに時間がかかってしまうという課題を感じていました。
なぜ、Spendiaの導入を決めましたか？
既存の財務会計システムへの連携がスムーズに出来る点（会計自動エンジン※1を使用した連携フォーマット変換）と、自家用車での出張が多いため、距離精算機能※2を使用してガソリン代の精算ができる点が大きな魅力でした。
また、予算データを登録することができ、伝票提出時に申請金額と予算残額の自動チェック※3※4を行える点も決め手となりました。
※1 会計自動エンジン
申請時に入力した内容を元に、連携先の会計システムが受け取れるフォーマットへ自動変換する機能。
プログラム開発なしで勘定科目マッピング、項目レイアウト定義が可能。
新見公立大学では完全な自動化はせず、変換後のファイルをダウンロードして、一部作業を加えたものを財務会計システムへ連携している。
※2 距離精算
画面上からGoogle Mapを呼び出し､出発地､到着地を設定することでいくつかのルート候補を表示｡
選択すると自動的に距離が計算され､あらかじめ登録してあるガソリン単価を乗じて精算額を計算｡
※3 予算機能
部門・プロジェクト・費目など複数の要素を組み合わせて予算額の設定をする機能。
シームレスな構成により精算の都度リアルタイムの残高管理を実現。
※4 予算残高のチェック機能
予め登録をした予算に対し、精算時に残高と比較して予算枠チェックを行う。
承認を終えた精算金額が予算執行金額に自動で反映され残高が更新される。
導入した成果を感じるポイントを教えて下さい
今までは全ての業務が手作業だったため、時間がかかったり入力ミスがあったりしましたが、
システム化されたことにより、申請時・経理確定時のチェックが目に見えて少なくなり、正確かつ早く行えるようになりました。
当初の目的であった経理業務の作業量軽減が図られ、大変満足しています。
また、これまで発生した費用や予算残高を、申請者自ら確認できるようになったため、問い合わせも減り､助かっています。
Spendiaのメンテナンス性についての評価をお願いします
期の切り替わりに予算登録や従業員、部門の更新を行っていますが、入力すべき情報が画面上で一目で分かるため、特に困ることなく簡単に更新作業ができました。
また、申請伝票の入力項目の変更をした際も、従業員だけで設定変更が可能で、本学に適した申請方法にカスタマイズできるところが魅力だと思います。
導入後の当社のサポート体制についてどのように感じていますか
本学の教職員に対するSpendia導入説明会にも同席くださり、教員への質疑応答に対応していただけました。
またサポート窓口で、教職員からの質問に対しても早急にご回答いただきました。
申請方法が紙からシステムに変わったことで、最初は教職員からの反発も少なからずありましたが、早急なご対応をいただいたおかげで、導入時に発生するモヤモヤを解消でき、早く軌道に乗せることができました。
今では教職員も便利になったと実感しております。
Spendiaのご利用について満足度を教えて下さい
Spendiaを導入し､期待していた通りの成果が出ていることで大変満足しています｡
１年間利用してみて、いくつかこうしてほしいという製品に対する希望はありますが、そちらはエイエイエス社より製品改善要望としてTIS社と協力し今後管理していくという話も聞けて助かりました。
エイエイエス社とはこのSpendia導入をきっかけでお付き合いを始めましたが、今後も長くサポートして頂きたいと考えております。
事務局総務課 眞治 章 氏（写真左）
事務局総務課 太田 雅之 氏（写真右）
※取材日：2024年9月27日
※記載の担当部署は、取材時の組織名です
エイエイエス担当者から
この度はSpendiaを選択頂きましてありがとうございました。
自社にとっても初めての代理店導入のプロジェクトであり、
3か月あまりの短期導入ではありましたが「満足している」とのお言葉を頂き、
担当したチームを代表し改めてお礼を申し上げます。
Spendiaという製品は日々進化をしております｡
今後も新たな機能､他社様含めたご要望を満たす機能が公開されていきますので､
経費精算業務以外の業務につきましてもご相談頂ければ幸いでございます｡
システム第５部 部長 大澤 誠
※本文中の社名、製品名、ロゴは各社の商標または、登録商標です。
クラウド型経費精算システム『Spendia』に関して詳しく知りたい方はこちら